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Manter a acuracidade do estoque de uma empresa tem se tornado uma tarefa cada vez mais desafiadora, afinal, é preciso buscar uma melhoria constante no atendimento ao cliente e, ao mesmo tempo, reduzir custos. Aliar esses dois objetivos pode ser mais fácil quando o gestor faz um acompanhamento de indicadores logísticos importantes para o seu negócio, conseguindo não apenas monitorar como estão os processos, como também identificar falhas que podem ser ajustadas a tempo de não causarem grandes prejuízos.
Existem muitos KPIs para monitoração de estoque, porém, existe um indicador de extrema relevância, a Acuracidade de Estoque. É sobre esse KPI que vamos tratar agora:
O termo “acuracidade” tem origem na palavra inglesa “accuracy” e traz em seu significado a ideia de precisão. Em Logística, significa ter informações exatas sobre os produtos estocados, ou seja, ter uma equivalência entre o que está registrado no sistema e o que realmente consta no armazém físico. Na prática, essa precisão quer dizer que quando um funcionário for para o local do registro, a peça estará lá, no local exato, na quantidade registrada por lote ou número de série e rotulada corretamente.
Nesse sentido, a Acuracidade de Estoque indica o nível de qualidade e confiabilidade da informação contida nos sistemas de controle, em relação à existência física dos itens. Nos casos em que essa informação não confere com o saldo real, dizemos que o inventário não é confiável ou não tem acuracidade.
Manter uma alta acuracidade significa garantir uma visualização confiável e atualizada do seu estoque, seja ele em um armazém, local de fabricação ou loja. Mas não basta apenas disponibilizar essas informações para a equipe do escritório e indivíduos selecionados. Para garantir uma operação eficiente, todo trabalhador que interage com seu estoque deve ter visibilidade em tempo real do mesmo. O impacto disso pode atingir outras áreas, tais como:
Atendimento mais preciso dos pedidos – A partir do momento em que um novo pedido é recebido, a equipe precisa de dados confiáveis para separar, embalar e enviar com precisão. Seu nível de acuracidade determinará a rapidez com que essas tarefas podem ser executadas e quão propensas a erros estarão. Vale acrescentar que a acuracidade será um fator significativo para garantir a agilidade na entrega, a qual é hoje um fator crucial para qualquer negócio competitivo e tem um efeito tangível na satisfação do cliente e na sua retenção.
Armazenagem acurada – No nível operacional, alcançar a precisão dos dados de estoque significa que a equipe pode realizar tarefas diárias de maneira mais produtiva e eficiente. Um ponto de dor comum em uma operação intralogística é que os trabalhadores precisam gastar um tempo percorrendo o estoque em busca de itens que foram extraviados, quebrados, esgotados ou que já expiraram e não estão aptos para venda. Com um estoque preciso, esses desafios podem ser mitigados.
Rotativos confiáveis de estoque – Fechar o armazém ou empresa para fazer uma única contagem anual é coisa do passado. Aqui trata-se de um benefício de mão dupla: ao contar o estoque corretamente, obtemos acuracidade e, com maior acuracidade, podemos contar com mais eficiência. O truque para alcançar isso é contar com as tecnologias e processos corretos. Se seu método de contagem atual envolve pausar a operação, abrindo brechas para o atraso no atendimento de pedidos, você está perdendo eficiência. Sistemas de gestão de estoque e o coletor RF podem dar a você a capacidade de contar periodicamente zonas e produtos designados, mantendo suas operações em funcionamento. E, contando com mais regularidade,
Economia de custos – a economia de custos é inevitável quando você tem uma força de trabalho mais produtiva que pode atender pedidos com maior eficiência e com precisão. Sua equipe está fazendo mais com menos erros –economizando tempo e dinheiro.
Redução de perdas – quando você procura ter uma alta Acuracidade de Estoque, automaticamente está trabalhando para reduzir as perdas no estoque, as quais são responsáveis por um grande prejuízo financeiro.
Basicamente, se uma operação prioriza a alta Acuracidade de Estoque, fazendo contagens frequentes, o gestor consegue identificar perdas e divergências e fazer os ajustes necessários para evitar que ocorram novamente. Caso contrário, essas perdas podem se acumular e os prejuízos podem ser grandes.
Para se ter uma ideia do quanto a acuracidade tem ligação direta com a saúde financeira de uma empresa, pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (Abrappe), só no ano de 2019, como aponta a 3ª Pesquisa Abrappe de Perdas no Varejo, divulgada no dia 24 de setembro pela Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (Abrappe), o índice médio das perdas foram de 1,36%, que representa em valores uma soma astronômica de R$ 22,44 bilhões do varejo restrito que, segundo estimativas da Sociedade Brasileira de Varejo e Consumo (SBVC), movimentou R$ 1,65 trilhão em 2019. Setores como o de supermercados convencionais (2,03%), perfumarias (1,99%), lojas de departamento (1,36%) e farmácias e drogarias (1,23%) sofrem muito na lucratividade de seus negócios com as perdas. Dentre as causas principais estão: quebra operacional (36%), furto externo (20%), erros de inventário (13%), furto interno (11%) e erros administrativos (9%). Tais perdas poderiam ser evitadas se as empresas buscassem alcançar o máximo de Acuracidade de Estoque.
Tomada de decisões mais assertivas – Em linhas gerais, se as informações sobre o estoque não forem confiáveis, o gestor não conseguirá tomar decisões assertivas e isso afetará também os setores de Produção, Compras e Vendas, já que os mesmos precisam saber a real situação do estoque para desenvolvem o seu trabalho.
O cálculo da Acuracidade de Estoque pode ser feito avaliando-se cada item separadamente ou o total armazenado. Para ambos os casos, basta dividir o número contabilizado no estoque físico pelo que consta no sistema e multiplicar por 100.
Acuracidade de Estoque = Nº de itens contabilizados no estoque / Nº de itens que constam no sistema x 100
Por exemplo, se na contagem no estoque constatou-se que há 120 unidades de determinado item e o sistema mostra 135, o cálculo seria 120÷135 = 0,88 que, ao ser multiplicado por 100, dá um índice de acuracidade de 88%.
O valor ideal pode depender tanto do tipo de mercadoria quanto da natureza do negócio, contudo, o percentual mais adequado seria o mais próximo de 100%. As boas práticas de mercado recomendam um valor acima de 95%.
Dicas de ações para manutenção do estoque
Primeira dica e mais valiosa: Monitore bem todas as saídas e entradas do estoque é a ação que gera as principais perdas, erros de conferências e lançamentos.
Entenda seus processos – O primeiro passo para aumentar a Acuracidade de Estoque é entender seus processos existentes. Ao identificar onde já existem ineficiências em sua operação, você pode criar uma estratégia para enfrentar e otimizar os fatores relevantes.
Reduza o manuseio dos produtos – Determine o número de pontos de contato que cada produto possui durante sua jornada pelo armazém e tente reduzi-los para o mínimo possível. Quanto mais vezes os funcionários interagem com um produto, maior a probabilidade de ele ser extraviado ou de ser incorretamente registrado. Se você estiver usando processos manuais para rastrear seu estoque, trabalhar para diminuir o número de pontos de contato é uma boa maneira de reduzir temporariamente o risco de erro humano.
Identifique corretamente os produtos – Outro passo importante é garantir que os nomes, números e descrições dos itens sejam consistentes em todos os locais em que aparecerem. Uma maneira mais avançada de identificar itens com exclusividade é através do código de barras. Ao aplicar códigos de barras aos seus produtos (e aos seus respectivos locais de armazenamento), o armazenamento e a separação se tornam mais rápidos e assertivos. Com essa opção, não há espaço para ambiguidade.
Implemente contagens cíclicas – É muito importante fazer contagens periódicas do estoque, de modo a identificar pequenas divergências e fazer as correções antes que se tornem grandes prejuízos. Muitas empresas optam por fazer apenas uma contagem ao ano (inventário geral), tendo que parar a operação para realiza-la. E, em muitos casos, quando as perdas são identificadas, já é tarde demais para fazer ajustes e evitar os prejuízos.
Discipline seus funcionários – Todos os colabores que fazem o manuseio dos produtos devem ter em mente a manutenção da alta acuracidade do estoque. Para isso, é importante oferecer treinamentos mostrando como eles devem cumprir os procedimentos de controle e segurança.
Alcançar um alto índice de Acuracidade de Estoque é um dos pilares para que o seu negócio tenha sucesso. Portanto, priorize esse indicador, faça a sua medição periodicamente e busque um bom controle e a segurança dos produtos armazenados. Quando necessário, reavalie seus processos operacionais e administrativos. E não se esqueça de que a tecnologia é uma grande aliada, ajudando a evitar erros e a identificar divergências a tempo de serem corrigidas.
